الترميز والتصديق CODING AND VALIDATION

الترميز Coding

من الأمور الأساسية للتمكن من إجراء التحليلات والمقارنات المعقولة أن تـُـخَزَّنَ عناصر معلوماتية معينة بأشكال معيارية، وبقول آخر ‘تـُـرَمَّـز’. وما لم يتم ذلك، فقد يستعمل عدد واسع من المرادفات للحالة  الواحدة، مثل الثدن الثديي mammary dysplasia، غُداد ليفي fibroadenoma، مرض ليفي كيسي fibrocystic disease الخ.، مما يجعل التحليل صعبًا أو مستحيلاً. وهناك حاجة أيضًا لترميز العناصر المعلوماتية بغرض تدبير الموارد. ويـُرَمـَّـز التشخيص عادة حسب نظام التصنيف الدولي للأمراض international classification of diseases (ICD). وتستعمل حاليًا النسخة المعدلة التاسعة (ICD9) مع أن النسخة العاشرة (ICD10) ستطرح عما قريب. وتـُرَمـَّـز الإجراءات مثل العمليات باستعمال نظام مكتب التعداد والمسح السكاني Office of Population Censuses and Surveys System والنسخة الرابعة للتصنيف هي قيد الاستعمال الآن (OPCS). وقد ينفذ الترميز حسب النظام الوطني باستخدام كتب الترميز أو الحاسوب.

            كتب الرموز Code books. يختار الفريق الطبي شكلاً من الكلمات، ومن ثم تـُرَمـَّـز (باستعمال كتب مثل ICD9) إما من قبل أعضاء الهيئة الطبية أو السكرتيرات أو كتبة الرموز.

            الحاسوب Computer. يتم اختيار التشخيص من بعض القوائم المُعَدَّة سابقـًا، إما بمصطلحات إنجليزية أو رموز. ويكون الاختيار في أفضل البرامج، بالكلمات، ويقوم الحاسوب بترميزها.

            ومن المفيد بالنسبة للفريق الطبي المحلي الاستمرار باستعمال المصطلحات التي يألفونها، وقد يوجد العديد منها ضمن جدول رموز وطني واحد. وقد تختلف الكلمات محليًا عن تلك المذكورة في نظام الترميز الوطني بالرغم من أن المعنى واحد. لذلك كان من المفيد استخلاصُ قائمة مصطلحات متفق عليها محليًا، ويـُـجَهـَّـز برنامج حاسوبي حتى يحولها إلى الرموز الوطنية المناسبة. ويجب أن تتم هذه العملية عند وضع البرنامج في الحاسوب، وبمجرد تنفيذ ذلك لا يكون بحاجة إلى إعادة. واستعمال أي مصطلح محلي يتحول دائما إلى ذلك الرمز نفسه.

            ومن الضروري استخلاص عناصر عديدة أخرى من المعلومات التي يتم استعمالها وإخضاعها للتحليل. وهذه تشمل أسماء الأطباء ونوع الإدخال (حالة طارئةٍ’ أو مستعجلة أو منتخبة) وطبيعة المضاعفة ودرجتها. وكثيرا ما توضع المضاعفات في درجات (مثلآ، وفاة، كبرى، صغرى). ومن المفيد أن تؤخذ  بعين الاعتبار جميع المضاعفات التي تهدد الحياة أو تطيل فترة العلاج على أنها كبرى. وتصنف جميع المضاعفات الأخرى على أنها صغرى.

            وتفرز في بعض المراكز مجموعة ثالثة من المضاعفات على أنها متوسطة. ويجب أن توضع هذه المصطلحات المتفق عليها في جدول يحفظ في مكان معين حتى يتمكن الشخص الذي يجمع المعلومات من اختبار ما يناسبه منها. وقد توضع القائمة في كتيب أو كجزء من نظام المفاتيح menu system في برنامج الحاسوب. ومن المهم جدًا عند اعداد البرنامج مبدئيًا الابقاء على قائمة المصطلحات المرمزة إلى الحد الأدنى. والاختيار من قائمة طويلة يزيد الوقت اللازم لإدخال المعلومات حول المريض ويقلل كفاءة النظام كله. وفي كثير من الحالات لا يستعمل مثل هذا الترميز الواسع البتة في التحليل لأنه ليس من المفيد إجراء تحاليل متباينة ومتعددة من بين الأعداد الكبيرة  للعناصر المعلوماتية.

            ويمكن وصف بعض العناصر المعلوماتية على أنها ‘صلبة hard’ بينما توصف غيرها على أنها ‘رخوة soft’ والأمثال على العناصر الصلبة تشمل سرطان المستقيم والوفاة. والعناصر الرخوة ليست بنفس الدرجة من السهولة للتأكد منها وقد تشمل أخماج الصدر والجروح. ويجب إبقاء عدد مثل هذه العناصر الرخوة التي يتم تجميعها في التدقيق في الحدِّ الأدنى.

تصديق المعلومات Validating data

إذا أريد أن يكون للتحليلات النهائية أيُّ فائدة، فإنه يجب أن يتم تصديق المعلومات في مرحلة معينة قبل استعمالها. وهذا صحيح خصوصًا بالنسبة لأيِّ عنصر من العناصر التي تم ترميزها، ويجب أن يقرر شخص أقدم أنه تم اختيار الرموز الصحيحة. ونحن ننفذ ذلك في وحدتنا في نهاية المرور الأسبوعي على المرضى، حيث تتم مراجعة النماذج المستكملة الخاصة بالأسبوع المنصرم، وتصحح، كما يتم تحديث أيِّ تغيرات في الحاسوب. وتتم المراجعة والتصديق ثانية في كل مرة تـُـعْـرَض فيها المعلومات في اجتماعات التدقيق.