التعامل مع المستودعات

dr.Hazemdr.Hazem مدير عام
التعامل مع المستودعات

ليحصل الصيدلاني على الدواء يجب عليه معاملة مختلف المستودعات ، و نحن ننظر إلى المسـتودع / كصـيادلة / من خلال منـدوبه ومن خلال إدارته ، فالمـندوب الجيد هـو الذي يذكرنا بتوفر صنف كان مفقودا ، أوبنزول دواء جديد للسوق لكن الواجب الكبير للمندوب هو ذكر البوانـص ( الإضافات المجانية على كمية معينة من الدواء ) .
إن أغلب الأدوية التي عليها البوانص ثابتة ، لكن هناك بوانص معينة بأوقات معينة ، مثلا : دواء سـيـنـتهي مفعوله قريبا ويمكن صرفه دون وصفة طبية ( قـطرة عينية تحوي مضادا حيويا فقط ) ، قد يعرضه المعمل وبالتالي المستودع ببوانص مغرية 5+2مثلا وقد يكون الدواء أو الشامبو قد تم تجديد عبوته مثلا فيطرح بالأسواق على شكل بوانص .

كما أن إدارة المسـتـودع هي التي تفرض شــروط إعادة الدواء منتهي الفعالية حسب جودة تعاملها مع المعمل فقد نجد لدواء ما شــروطاً مختلفةً لإعادته ( في حال انتهاء تاريخه ) لدى مسـتودعين مختلفين ، وقد تختلف البوانص أيضا ، هذا المسـتودع يعيد الدواء في نفـس شـهر انتهاء الفـعـالـية بينما الآخر لا يعيده إلا قبل ثلاثة شهور .
لكن على الصيدلاني وضع الحل الأسوأ نصب عينيه ، قد لا يسـتطيع بيع الكمية كاملة ؟ ؟ . إذن فقد خسر البونص أو أكثـر منه ، عدا أنه جمّد مبلغاً من المال كان يفيده في توفير دواء آخر . مثلا الأدوية المنحفة ( الماصة للشـحوم ) السعر للصيدلي بحدود 500ل.س. وأغلبها 10+1 فلو بعنا عشرة فقط لاعتبرناها خسارة لأننا جمدنا مبلغ 5آلاف لذلك .
الرابحون في عملية البونص ثلاثة هم : المعمل والمستودع والصيدلاني ، عند شرائك لدواء عليه بونص يكون المعمل و المستودع قد ضمنا الربح بينما يكون ربح الصيدلاني مجهولا حتى يبيع كامل كمية الدواء ، لا يعني هذا أننا لا نشـجع على شـراء البوانص بل إننا نؤكد على التفكير ملياً قبل الشـراء ، هل نستطيع بيع هذه الكمية أم لا ؟ ؟ .
قد يحصل الأســوأ ، إذ ترفض المسـتودعات إعادة دواء انتهت فعاليته إذا كان عليه بونص . أو قد يرفـض الزبون شراء دواء انتهاء فعاليته قريبة . كل هذا يجب حسابه قبل الإقدام لشراء دواء عليه بونص .

تكديس الأدوية على الرفوف
من صالح الصيدلاني أن تكون كافة أصناف الأدوية متوفرة لديه ، لكن حركة البيع قـد لا تكون متســاوية بالنســبة لكافـة الادوية ، فبعضها تكون حركته سـريعة والآخر بطيـئـة ، وقد يأتينا دواء ما في كل وصفة من الطبيب القريب من الصيدلية فنكدس منه كميات كبيرة ، ثم لا ندري كيف يتركه الطبـيـب ليكتب غيره ، فماذا نفعل ؟ إذا لم نكـدس الدواء فقد ينقطع فجأة ونخسـر الزبائن والطبيب ، وإن كدسنا الدواء فقد يكون مصيره الغبار؟
الحـل يكـون بالتفكير الســليم فعند بداية معرفتـنا أن بيـع هذا الدواء قد ازداد نطلب منه كمية معقولة ، و إذا ازداد الطلب عليه نطلب بسـرعة كمية أخرى / قد تكون كبيرة إذا كنا نسـتطيع بيع الدواء دون وصفة خاصة الأدوية الموســمية كأدوية الرشــح في الشتاء ، و أدوية الاسهال في الصيف / .
المهم ان نطلب كمية كبيرة في البداية وليس بالنهاية .
ليس من المستحسن طلب كميات من الأدوية أكبر من قدرتنا على تسديد ثمنها ، لأن المستودعات سوف تصر على السداد خاصة في نهاية السنة ، ويفضل سداد الفاتورة القديمة وطلب طلبية جديدة .
يفيد سداد كل فاتورة بكاملها وأخذ إيصال بنفس قيمتها بأننا عند الاختلاف مع المســتودع حول الرصيد نظهر له أن كل فاتـورة مدفـوعة بإيصالها ونقول له ما هي الفاتـورة التي لم ندفعها ؟ ما رقمها ؟ وما تاريخها ؟ . كما أننا ندون على دفتر حسـابات المسـتودعات تسديد الفاتورة بإيصال رقم ..... إلى جانب الفاتورة نفسـها ونرتاح من عمليات الجمع والطرح و نقول أن الفاتورة رقم .. بقيمة .. هي الباقية للمستودع .....
كما يفيد سداد كل فاتورة / بفاتورة / في تلافي أخطاء تسجيل قيمة الفاتورة فدفعة قيمتها ألف ليرة قد تسجل بالخطأ مئة ليرة بسقوط صفرعن طريق السـهو،أوإبدال الأرقام المتشابهة مثلا 1337 تكتب 1373،أو بخطأ في نقل الأرقام من حيث الجهة فقد تكتب الفواتير في جهة المدفوعات أو بالعكس .
في حال ورود فاتورة كبيرة القيمة و أردنا تســديدها على دفعات ، نجعل الدفعة الأخيرة مكملة لـقـيـمة الفاتورة ، مثلا فاتورة بقـيـمة 5330 ليرة ندفعها مثلا 2000 + 1500 + 1830 ثم نجمع الايصـالات مع الفـاتورة ونقول أننا انتهينا منها .
يفضل تخصيص مصنف كبير للفواتير التي تم دفعها توضع فيه مرفقة بإيصالات القبض(كل فاتورة معها إيصال القبض الخاص بها) ، ومصنف آخر للفواتير التي لم تدفع ، وهكذا بنظرة سريعة نعرف الديون المترتبة علينا لمستودع ما ، أو الديون كلها بشكل عام .
كما يفضل تخصيص مصنف لكل مستودع أو معمل أدوية توضع فيه الفواتير المدفوعة بشكل شهري ولنفرض أنه في اليوم الخامس من بداية كل شهر نجمع فواتير الشهر السابق المدفوعة ثم نضعها في مصنفات لـلمعامـل أو المسـتودعات (يفضل للمعامل) ، ثم نحفظها للشــهر القادم ، وبنهاية العام نجمع الفواتير المدفـوعة لكل معمل ، ونربـطها بــبـعضها ، ونضع كل فواتير العام في كرتونة كبيرة نكتب عليها فواتير عام . . . .

الخلاصة
للمعمل مصلحة كبيرة في البوانص ، فهل لنا مصلحة في ذلك ؟.
يفضل دفع كل فاتورة وحدها وليس دفعات ثابتة .
الانتباه الشديد للأرقام والجهة عند تسجيل الفواتير والمدفوعات.
الربح الوسطي تقديرا هو 15% أي يجب أن يكون متوسط البيع اليومي لا يقل عن 5آلاف (5آلاف في 25يوما بالشهر= 125ألفا فالربح 125ضرب 15% = 18,750 ل.س. ) وإلا فالوظـيفـة أفضل ، لأن الوظيفة حاليا 10 – 15 ألفا شهريا .
التأكيد على تسجيل كل شاردة وواردة على دفتر اليومية ،لأنها قد تدخل في الحسابات ذات يوم .
إخفاء حسابات الصيدلية وعدم إطلاع أحد عليها إلا للضرورة .
أفضل طريقة للحسابات هي التي يطورها أصحاب المهنة أنفسهم .


عند استلام طلبية ما،نقوم بصف الأدوية على طاولة صغيرة بعيدة عن أيدي الزبائن ، ثم نمسـك بالفاتورة ونبدأ بكل صنف وحده ، ندقق عدده على الفاتورة وننتبه للبوانص ونسجلها بقلم رصاص إذا لم تكن مذكورة بجـانب العدد ، ثم ندقق بســعري الشراء والعموم ، بعدها نحمله إلى مكانه ونضعه تحت الكمية الموجودة ، والأفضل أن نقارن تواريخ الانتهاء ونضع الأبعد بالأسفل .
وإذا وجدنا دواءاً بتاريخ قريب نضعه بشكل ملفت للنظر، كأن نقلبه رأسا على عقب (عدا الشرابات والنقط )،أو نعرض الوجه الآخر للدواء ، فإذا كان وجه الدواء المعروض بالعربية أدرناه إلى الوجه الآخر باللاتينية ، أو بالعكس . المهم أن تلفت قطعة الدواء قريبة انتهاء الفعالية نظرنا إليها ،كي نأخذها أولا بأول عند الطلب .

في حال وجود دواء بتاريخ قريب ( أقل من سنة من تاريخ الفاتورة ) ، يفضل إعادته إلا إذا كنا بحاجة ماســة إليه ونكتـب على الفاتورة إعادة بســبب تـاريخ الفعالية ، أما إذا كان تـاريخ الفعالية أقل من سنتين فيجب تسجيله في دفتر انتهاء الفعالية مع ذكر رقم الفاتورة ومصدره وتاريخها ، بالإضافة لذكر الانتهاء على الفاتورة نفسها .
يجب إخبار المستودع بسرعة بأخطاء الفاتورة من حيث نقص الكمية أو إرسال دواء بدل آخر أو حتى بالأخطاء الحسابية لأن المستودعات كلها متفقة على عدم قبول المراجعات في الفواتير بعد مضي 48ساعة .
تسجل الفواتير في نهاية اليوم على دفتر اليومية ، وتوضع الفواتير الآجلة في مصنفها والنقدية في مصنفها .
مثلا لدينا فاتورة لمستودع الخالد برقم 916 وتاريخ 20/1/2008 :
1932.imgcache

نسجل في دفتر انتهاء الفعالية في صفحة مستودع الخالد :
1933.imgcache


يجب أن نخبر المستودع ( وهو الأفضل ) بأن / أنتوكسيد / تاريخه الشـهر العاشـر من هذا العام لذا نرجو إعادته بفاتورة مرتجع أو بإرســال فاتورة جديدة بدل هذه الفاتورة ( 916 ) وليس فيها / أنتوكسيد / وإذا أصر على أنه سيعيدها في شهر 5 أو 11 ونكتب على الفاتورة مباشرة : اتصلت بالمسـتودع بتاريخ . . . وتعهد . . . ( اسـم الشخص الذي تكلمت معه بالهاتف ) بإعادة الدواء في الشهر . . . . .
أو قد نتكلم مع المندوب ( إذا كان متساعدا ) بالأمر ونكتب على الفاتورة : تعهد المندوب بإعادة الدواء في . . . .
يفضل الكتابة على الفاتورة بالرصاص لمسـح الكتابة في حال استبدال الفاتورة أو تلبية المستودع لمطلبنا بالإعادة .


اعداد الصيدلاني
محمد الحسن طليمات

التعليقات

  • صيدولةصيدولة عضو ذهبي
    تم تعديل 2010/08/29
    يسلمو د. عالمعلومات المفيدة كتير .... وبصراحة انا بعد ماتدربت بصيدلية الدكتورة سوزي ... حسيت انها مسؤولية كبيرة كتير وبدها دقة ومعرفة بكيفية التعامل مع المستودعات وخاصة موضوع البوانص متل ماذكرت بالموضوع...
  • suzysuzy عضو ذهبي
    تم تعديل 2010/08/30
    كلامك صحيح دكتور بالنسبة لموضوع البوانص ممكن تكون خسارة في النهاية
    و هناك اختراع جديد عند المستودعات هو الهدايا يعني مثلا هدية شاشة مسطحة أو موبايل أو رحلة
    مقابل السحب بقيمة كبيرة و تسديدها خلال فترة قصيرة و طبعا بدون بوانص الدواء الأصلية و هنا الفخ
    موضوع التسديد يتحكم فيه عدة عوامل وطبعا الأفضل متل ما ذكرت التسديد أول بأول
  • PharmakonPharmakon عضو ذهبي
    تم تعديل 2010/08/30
    اممممم ... برغم الصيدليات الكتيره اللى ادربت فيها .. الا انى حتى الان مش فهمت الطريقه الصح للتعامل فى شراء الدوا

    عندنا ف المنظقه اللى انا فيها حاليا .... بنطلب طلبيات الدوا من شركات توزيع لشركات معروفه ... والمخازن .... شركات التوزيع هذه لشركات ادويه معروفه ومشهوره ماشيه بنظام البونص ... تسحب اكتر تاخد بونص والدفع باجل لحد اخر الشه بشيك تدفعو مع الاحتفاظ بالفواتير طول الشهر ده

    اما المخازن دى الدفع كاش وقتها ....

    ده غير المندوبين ... ودول اللى حتى الان بحر كبير ومش فهمتو ليه ديما بيكون الخصم مختلف بينهم .... ممكن تجاوبنى دوك حازم
  • dr.Hazemdr.Hazem مدير عام
    تم تعديل 2010/08/31
    كيف يعني الخصم مختلف بينهم ؟! بعيدين مين بتقصدي الموزعين و لا المخازن يلي بتبيع لنفس الشركة ؟!
    الموزعين مالهم علاقة لكن لما بكون في أكترمن مستودع ببيع لنفس الشركة فهي متل منافسة مالها علاقة فيها الشركات المصنعة ..اما في بعض الشركات مشان مايصير هل الموضوع بتعطي متل وكالة حضرية لاحد المستودعات ...

    إن شاء الله كون جاوبتك على سوالك دكتورة فارما...
  • PharmakonPharmakon عضو ذهبي
    تم تعديل 2010/09/01
    امممممم مش فهمت بصراحه لكن هقولك عن موقف حصل قدامى وهوضحلك بعض الامور

    شركات توزيع لشركات منتجه ... ودى معتمده وموثوق فيها وخصمها معروف وثابت لكل العملا

    المخازن .... هى هياها شركات التوزيع دى بس الفرق انو المخزن مستودع كبيييييير لطلبيات كبيره ممكن كمان يكون زى الصيدليه بيتعامل مع نفس الشركه لكن الطلبيه بتكون بكيات كبيره ... وانا كصيدليه بصرف طلبيات من المخزن .... الفرق انو المخزن قريب منى واحصل على المطلوب فى وقت بسيط مش مضطره انتظر الشركه تعدى عليا تانى يوم حسب دوريتها

    اما الموزعين ... دول اللى مش فهماهم بيدخل الصيدليه وياخد فاتوره من الصيدلى بالادويه المطلوبه وبيحضرها ليه بخصومات مختلفه ومره كنت حاضره موقف اتنين مندوبين دخلو الصيدليه مره حد قال انو شركتو عارضه الدوا الفلانى بخصم كزا ... والتانى قال بخصم تانى .... واضح !!!
  • dr.Hazemdr.Hazem مدير عام
    تم تعديل 2010/09/01
    أها ..فهمت عليكي فارما هدول معناها ماعندن وكالة حصؤسة للشركة ..